Wie regelmatig aanmaningen verstuurt voor een verhuurder, krijgt vanaf 1 april 2024 te maken met de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Dat brengt opleidingseisen met zich mee, maar ook nieuwe eisen aan de inhoud van communicatie. Uiteindelijk gaat het niet voldoen aan de wet er zelfs toe leiden dat de vordering niet opeisbaar is en het recht op incassokosten vervalt.
Op wie is de Wet kwaliteit incassodienstverlening van toepassing?
De wet geldt voor incassodienstverleners. Dat is een ruim begrip. Als je buitengerechtelijke incassowerkzaamheden aanbiedt aan en/of uitvoert voor derden in het kader van je daarop gerichte of mede daarop gerichte beroep of bedrijf en de vordering voldaan moet worden door een natuurlijke persoon die in Nederland woont, ben je een incassodienstverlener.
Onder buitengerechtelijke incassowerkzaamheden vallen “alle activiteiten ter verkrijging van voldoening buiten rechte van een vordering tot betaling van een geldsom.” Iedere herinnering of aanmaning valt daar dus onder – ook als je dat nog niet ziet als ‘echte’ incasso. De minister noemt als voorbeelden “het opnemen van contact, verstrekken van inlichtingen, versturen van een betalingsherinnering, aanmaning of ingebrekestelling, behandelen van verweer, (proberen te) treffen van een betalingsregeling en in ontvangst nemen van betalingen.”
Het versturen van een simpele betalingsherinnering namens de verhuurder valt dus al onder de nieuw incassowet. Strikt genomen valt zelfs het ontvangen en doorbetalen van de eerste huur en waarborgsom onder deze omschrijving. Dat laatste lijkt wel wat vergezocht, maar het zou dus kunnen dat zelfs verhuurbemiddelaars onder de wet vallen. Vrijwel zeker is dat iedereen die voor de verhuurder bedrijfsmatig stappen zet in het huurincassotraject aan de nieuwe wet moeten voldoen.
Het incasseren van eigen vorderingen valt niet onder de Wki. De wet is wel van toepassing als je vorderingen incasseert nadat je ze hebt overgenomen van je klanten (bijvoorbeeld door cessie).
Waar moet ik aan voldoen?
Er komt een register waarin incassodienstverleners zich moeten inschrijven. De toezichthouder controleert of incassodienstverleners zich houden aan kwaliteitseisen. Die houden in dat de incassomedewerkers aan opleidingseisen voldoen en jaarlijks cursussen volgen, dat de schuldenaar voorzien wordt van duidelijke en correcte informatie over de vordering en dat de incassodienstverlener zijn werkprocessen goed inricht. Daarnaast moet je als incassodienstverlener aangesloten zijn bij een geschillenregeling.
Inschrijven in het register is niet goedkoop. De kosten bedragen in het eerste jaar minstens € 4.600,00 voor een eenmanszaak en minstens € 10.200,00 voor andere organisaties (waaronder niet alleen B.V.’s maar ook bijvoorbeeld een V.O.F.). De jaarlijkse bijdrage is vervolgens respectievelijk € 1.800,00 of € 7.400,00.
Wat gebeurt er als ik niet aan de wet voldoe?
In eerste instantie kan de toezichthouder een dwangsom opleggen en je de gelegenheid geven om alsnog aan de eisen te voldoen. Maar er kan ook meteen een boete worden opgelegd. De boetes lopen op tot € 10.300,00. Ben je wel in het register ingeschreven maar voldoe je niet aan de wettelijke eisen, dan kan dat er in geval van ernstige overtreding(en) toe leiden dat je wordt uitgeschreven. Je mag dan geen incassowerkzaamheden meer verrichten.
Vanaf 1 oktober 2026 geldt een extra regel: schuldenaren kunnen dan controleren of je in het register bent ingeschreven. Is dat niet het geval, dan kan je opdrachtgever via jou geen betaling van de vordering afdwingen. Zolang jij betrokken bent heeft je opdrachtgever geen recht op rente en de aanspraak op incassokosten vervalt definitief – ook als je klant de opdracht daarna bij een ander incassobureau onderbrengt. Niet registreren gaat je klant dus geld kosten.
Geldt er een overgangstermijn?
Voor sommige onderdelen van de wet geldt een overgangstermijn. Zo krijg je een jaar de tijd om de inschrijving aan te vragen, als je nu al actief bent als incassodienstverlener. Dat jaar krijg je ook om te zorgen dat je personeel (en jij zelf) voldoet aan de opleidingseisen.
Voor andere zaken – bijvoorbeeld de manier waarop je de schuldeiser moet informeren en benaderen – geldt geen overgangstermijn. Die voorschriften gelden meteen vanaf 1 april 2024.
Meer weten?
IJzer Advocaten heeft een notitie uitgewerkt met daarin niet alleen een uiteenzetting van de nieuwe regels, maar ook een praktische checklist die je kunt aflopen om je onderneming aan te passen aan de nieuwe regels. Je kunt ‘m eenvoudig aanschaffen in onze webshop. Heb je meer vragen? Neem gerust contact met ons op.